VoIP centrale

Voor bedrijven waar meer dan 25 medewerkers werken, kan het verstandig zijn om te kiezen voor een eigen VoIP telefooncentrale (ook wel bekend als een PBX-centrale). Ook voor complexe maatwerkoplossingen is een dergelijke centrale in veel gevallen de beste optie. Een VoIP telefooncentrale kan op locatie bij een bedrijf worden geplaatst, maar ook op een andere locatie worden beheerd.

Voordelen

Eenmalige investering

De kosten voor een eigen VoIP telefooncentrale liggen behoorlijk lager dan die van traditionele telefooncentrales en andere VoIP centrales zoals Hosted VoIP. Een eigen telefooncentrale via VoIP vereist eenmalige aanschafkosten en is op de lange duur vaak goedkoper dan een Hosted VoIP provider omdat maandelijkse licentiekosten ontbreken.

Ook ligt de eenmalige investering lager dan bij een conventionele telefooncentrale. Er is geen extra bekabeling voor telefonie nodig, waardoor er in kantooromgevingen flink op infrastructurele kosten wordt bespaard. Daarnaast besparen bedrijven met een eigen VoIP centrale gemiddeld ongeveer de helft op hun maandelijkse telefoonkosten. Niet alleen bellen tussen collega’s en vestigingen is goedkoop, ook internationaal bellen is zeer voordelig.

Flexibiliteit

Het zelf beheren van een VoIP centrale zorgt ervoor dat veel zaken snel geregeld kunnen worden. De installatie en het beheer zijn over het algemeen eenvoudig en er is meestal weinig onderhoud noodzakelijk. Zo is het bijvoorbeeld erg simpel om onbeperkt nieuwe telefoontoestellen en telefoonlijnen aan te melden. Deze telefoons kunnen op willekeurige locaties worden geplaatst; de enige vereiste is een internetaansluiting. Hierdoor is thuiswerken een reële mogelijkheid voor medewerkers. Het aantal gesprekken dat gelijktijdig kan worden gevoerd is onbeperkt.

Mogelijkheden

Bedrijven die een VoIP maatwerkoplossingen nodig hebben, kunnen het beste kiezen voor een eigen PBX-telefooncentrale. De mogelijkheden zijn eindeloos: van integratie met Outlook of CRM-systemen tot IVR-keuzemenu’s (Interactive Voice Response) en muziek tijdens het wachten. Ook Unified Messaging behoort tot de opties, waarbij voicemail- en faxberichten via email worden verstuurd en per bedrijfsafdeling automatische antwoordberichten kunnen worden ingesteld.

Nadelen

Het voordeel van het eigen beheer van een centrale vormt tegelijkertijd een risicofactor. Eventuele technische storingen of problemen moeten immers zelf worden opgelost. En hoewel de aanschafkosten eenmalig zijn, gaat het om een investering die bij hosted telefonie niet noodzakelijk is. Op basis van het beschikbare budget en de doelstellingen op de lange termijn moeten de voordelen van beide opties dus zorgvuldig tegen elkaar worden afgewogen.